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Donnerstag, 6. August 2015

FRoSTA-Intranet-Interview: "Der Mitarbeiter hat nicht mehr das Gefühl, dass es ein Herrschaftswissen gibt"

„My FRoSTA“ – so heißt das am 1. April gelaunchte Intranet von dem Hamburger Unternehmen FRoSTA. Andrea van Bezouwen im Interview:

Andrea van Bezouwen, FRoSTA

Die Full-Service-Intranetagentur HIRSCHTEC setzte das Projekt um und unterstützte FRoSTA in der Strategie-, Konzeptions- sowie Umsetzungsphase. „Weniger ist mehr“ war das Motto, welches das Projekt anderthalb Jahre lang begleitete. „Das Besondere an ‚my FRoSTA!’ ist, dass den Nutzern weniger Bürokratie, sondern überdurchschnittlich viele Freiheiten gegeben werden. Der Gedanke war, diese Freiheiten nur einzuschränken, wenn sie in irgendeiner Weise ausgenutzt würden. Die Erfahrung zeigt, dass sich die Mitarbeiter verantwortungsbewusst im Intranet bewegen“, berichtet René Sternberg, Projektleiter und Informationsarchitekt bei HIRSCHTEC.  

Andrea van Bezouwen ist seit November 2014 Teil des Intranet-Projektteams und beantwortet Fragen zu der Entstehung, Einführung und Pflege von „my FRoSTA!“.  

Frau van Bezouwen, Sie koordinieren das Intranet intern – welche Aufgaben haben Sie?

Van Bezouwen: Im November 2014 wurde der IT klar, dass es langfristig nicht nur reichen würde, ein Intranet aufzusetzen und IT-seitig zu betreuen. Man müsse es auch kommunizieren und pflegen. Meine hauptsächliche Aufgabe ist es darum, das Intranet innerhalb der Firma zu verbreiten. Ich habe keine IT-Vorbildung, sondern komme ursprünglich aus dem Marketing.  

Was waren die Hauptgründe für die Einführung eines Intranets?

Van Bezouwen: Die Entscheidung für ein Intranet wurde im Herbst 2013 gefällt. Es gab damals zwei Belege dafür, dass sich die Mitarbeiter uninformiert fühlten. Der eine war ein Department-Rating, das wir zweijährlich für alle verpflichtend durchführen. Begründungen negativer Bewertungen waren hier in der Regel Missstände in der Kommunikation. Der zweite Beleg war eine weitere, freiwillige Umfrage, durchgeführt von einer Gruppe junger Kollegen, der sogenannten Talentsgroup, die sich auf die Internen Kommunikationskanäle von FRoSTA fokussierte. Im Sinne der Unternehmensziele sind diese Umfragen sehr wichtig für uns, denn an den Ergebnissen können wir den Erfolg des Intranets direkt messen. Mein persönliches Hauptziel ist eine deutlich bessere Bewertung der Internen Kommunikation von FRoSTA in dem für Herbst 2015 geplanten Department-Rating.  

Welche Kernziele verfolgen Sie mit dem neuen Intranet?

Van Bezouwen: Im Grunde genommen ist die Plattform für drei verschiedene Bereiche beziehungsweise Zwecke gedacht: Information verbreiten, Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen stärken sowie papierlose Arbeitsabläufe schaffen.  

MyFRoSTA Intranet-Startseite

Wie stark haben Sie den Fokus auf ein Social Intranet gelegt?

Van Bezouwen: Wir haben natürlich auch Funktionen, die auf dieses Konto einzahlen. Stück für Stück sollen immer mehr Social-Intranet-Funktionen freigeschaltet werden. Wir wollen die Mitarbeiter langsam heranführen, damit die angebotenen Funktionen auch sinnvoll genutzt werden. Über ein extra Widget auf der Startseite veröffentlichen wir News der Rubrik „Was ich heute entdeckte“ und informieren dort sowie im zentralen Activity Stream über die neuen Funktionen. Der Activity Stream spielt eine wichtige Rolle. Man kann sich fokussiert informieren und wird nicht von den vielen Informationen überflutet. Nur die Top-Down-Kommunikation passiert regelmäßig über den Newskanal und geht an alle Mitarbeiter, gehört sozusagen zum Pflichtprogramm. 80 Prozent der Mitarbeiter mit PC-Platz haben zudem ein Profilfoto. Auch wurden bereits über 180 Gruppen gegründet, in denen sich Mitarbeiter zu Themen oder Projekten austauschen und organisieren können. Zum Beispiel ist eine Gruppe zum Thema Produktentwicklung entstanden, sodass sich dort eine Art interne Marktforschung entwickelte. Besonders erfolgreich ist eine öffentliche Arbeitsgruppe zum Thema Marktgeschehen auf dem Tiefkühlmarkt. Viele Mitarbeiter posten Marktneuheiten oder diskutieren über Wettbewerbsprodukte. China, Russland, Italien - plötzlich tauschen sich die eher kleinen, internationalen Betriebsbüros aus und werden sichtbar. Langfristig kann diese globale Vernetzung Fehlinvestitionen vermeiden. Solche Entwicklungen im Intranet sind sehr wertvoll.  

Wie haben Sie die Einführung des Intranets begleitet?

Van Bezouwen: Wir haben schon früh mit dem Change-Management begonnen und über alle Kommunikationskanäle hinweg auf das Intranet hingewiesen. Das ging von der klassischen Mail oder über kleine animierte Videos bis hin zur Mitarbeiterzeitung. Auch haben wir der monatlichen Abrechnung unserer Werksmitarbeiter eine Informationsbroschüre beigelegt, um auch die Kollegen außerhalb der Zentrale zu erreichen. Über unser sogenanntes „Intra-Blog“, ein jetzt abgeschaltetes Mitarbeiterblog, haben wir ebenfalls das Intranet angekündigt. Außerdem biete ich Schulungen an. Diese können sowohl als Web-Seminare als auch als Präsenzschulungen bei uns im Haus oder in den Werken stattfinden. Ich bin gerne vor Ort und gehe mit den Mitarbeitern einzeln oder in Kleinstgruppen das Intranet am PC durch. Wenn Mitarbeiter selbst die Maus in der Hand halten und sich durchklicken, fällt eher die Hemmschwelle, als wenn ich frontal eine Präsentation halte.  

Sie erwähnten Ihre Mitarbeiterzeitung. Wie vereinbaren Sie die Existenzberechtigung beider Kommunikationskanäle?

Van Bezouwen: Wir sind schon sehr früh mit dem Team der Mitarbeiterzeitung ins Gespräch gekommen. Die beiden Kanäle können sich nämlich gut ergänzen; das bezieht sich beispielsweise auf die Mitarbeiterzeitung als Change-Management-Instrument. Durch die Zusammenarbeit konnte aber auch der inhaltliche Umfang der Zeitung um etwa die Hälfte reduziert werden, weil wir viele Informationen zeitnah über das Intranet kommunizieren. Große bebilderte Berichte und Reportagen werden weiterhin in der Mitarbeiterzeitung abgedruckt. Die Auflage wurde nahezu unverändert gelassen. Schön ist auch, dass sich das Mitarbeiterzeitungs-Team einen eigenen Projektraum im Intranet geschaffen hat. Auch kann es jederzeit das Intranet für seine Angelegenheiten nutzen, zum Beispiel um Ausgaben anzukündigen oder neue Inhalte und Autoren zu rekrutieren. Die Mitarbeiterzeitung und das Intranet profitieren also in beide Richtungen.  

 

MyFRoSTA_Competition Watch Group

Für welche Zwecke der Internen Kommunikation wird das Intranet gezielt genutzt?

Van Bezouwen: Wir haben nicht nur Change Management für das Intranet selbst betrieben, sondern nutzen es wiederum als Instrument für Internes Change Management. Der zentrale Punkt ist, dass die Informationsverbreitung nun nicht mehr starr hierarchisch abläuft. Der Mitarbeiter hat nicht mehr das Gefühl, dass es ein Herrschaftswissen und ein „die da oben“ und „wir da unten“ gibt. Damit das möglich wird, haben wir den Vorstand, generell die Management-Ebene, früh ins Boot geholt. Wir treffen uns alle regelmäßig, um über die Erstellung von Content und die Auswahl von Informationen zu sprechen. Damit hat der Vorstand einen großen Anteil an den Unternehmensnachrichten und ist dicht am Geschehen. Wir diskutieren gemeinsam über die Kultur innerhalb des Intranets und über die Werte, die im Intranet abgebildet werden sollen. Der Vorstand nutzt das Intranet und kommuniziert dort zu seinen Plänen. Wiederum bittet er auch gezielt um Feedback und um zusätzlichen Input für verschiedene Themen. Es ist also ein gewollter Dialog. Gerade heute ist eine News veröffentlicht worden, wo unser CEO über die 2020-Vision spricht und um Kommentare bittet. Diese Transparenz und Offenheit wäre ohne das Intranet nicht denkbar und bedeutet den Mitarbeitern sehr viel. Sie trägt stark zur Zufriedenheit bei und ist wirklich ein großes Glück.  

Wie wird das neue Intranet von den FRoSTA-Mitarbeitern angenommen?

Van Bezouwen: Insgesamt waren seit dem Start im April etwa 45 Prozent der Mitarbeiter mindestens einmal online. Zu Stoßzeiten wie bspw. gegen 11 Uhr sind etwa 200 bis 250 Mitarbeiter online, das ergibt einen Mitarbeiter-Anteil von etwa 15 Prozent. Über den Tag verteilt sind es natürlich wesentlich mehr. Das sind Zahlen, die wir uns regelmäßig anschauen. Anfangs hat man noch etwas Skepsis gemerkt. Aber nach und nach stieg die Aktivität. Das Besondere bei uns ist, dass zwei Drittel unserer Mitarbeiter Produktionsarbeiter in den Werken sind. Sie können über ihr privates Mobiltelefon oder die Kantinen-Terminals auf das Intranet zugreifen. Wir freuen uns sehr, dass wir diese Kollegen schon zahlreich erreicht haben.