Die Agentur queo hat mit Blick in die Beratungspraxis und aus zahlreichen Workshops für diese Prozesse Guidelineserarbeitet und ein Whitepaper zu Social Media Guidelines erstellt. Unter einer Social Media Guideline werden Richtlinien zusammengefasst, die das Verhalten der Mitarbeiter im Internet und speziell im Umgang mit Social Media Anwendungen regeln.
Diese Regeln können nur dann sinnvoll sein und ihren Zweck erfüllen, wenn folgende Voraussetzungen geschaffen sind:
1. Medienkompetenz: Die Mitarbeiter verstehen das Internet und die Zusammenhänge des Web 2.0.
2. Motivation: Die Wichtigkeit der Richtlinien für das Unternehmen und die private Nutzung ist den Mitarbeitern bekannt.
3. Vertrauen: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern vertrauen, so viel Handlungsspielraum wie möglich einräumen und dazu ermutigen, moderne Kommunikationskanäle aktiv zu nutzen.
Es sei immer ratsam, so queo, neben Mitarbeitern auch Juristen bei der Erstellung einer Social Media Guideline, insbesondere beim Regelwerk, mit einzubeziehen. Somit könnten die Do’s and Dont’s der Mitarbeiter gemeinsam erarbeitet und (unter anderem auch juristisch) reglementiert werden. Das Unternehmen könne damit den optimalen Spielraum für seine Angestellten schaffen. Die Social Media Guideline sollte vor diesem Hintergrund auch nicht ausschließlich aus dem Blickwinkel einer Person gefertigt werden. Viel mehr empfehle es sich, eine enge Abstimmung zwischen Juristen und den verantwortlichen Mitarbeitern des Unternehmens zu erreichen. Nur so könne gewährleistet werden, dass das Unternehmen auf der einen Seite das volle Potential seiner Mitarbeiter ausschöpfe und auf der anderen Seite alle juristischen Hürden meistere. Das Regelwerk (Policy) sollte rechtskräftig ins Unternehmen eingebunden werden. Dabei sei es empfehlenswert, das Regelwerk unterschreiben zu lassen, um beide Vertragspartner (Unternehmen und Mitarbeiter) abzusichern.